Você é produtivo ou é vítima dos "Ladrões"?

Conheci poucos executivos que se preocupavam com a produtividade de seus assessores e auxiliares. Estranho isso, não é? Mas é verdade. Ouso dizer, meramente baseado na minha vivência corporativa, que poucos gerentes sequer sabem identificar - dentro de seu time de funcionários - se a produtividade da equipe ou de alguns colaboradores está acima ou abaixo do nível ideal. Vou mais além, sabem muito menos que nível é esse. E pior que tudo isso é que essa turma não sabe nem conceituar direito o que é produtividade. Pronto, disse!

Muito bem. Antes de qualquer coisa vamos procurar entender o que é produtividade. Pesquisei pra lá, pesquisei pra cá e gostei muito da definição de  Paulo Nunes (Economista, Professor e Consultor de Empresas) que está no site português Knoow.Net. O que diz, de forma muito clara o professor citado no verbete produtividade?

• «A Produtividade é um indicador de eficiência de uma organização ou de um país muito utilizado em análises econômicas e financeiras e em comparações internacionais. É calculado pela comparação entre a quantidade ou valor de output e a quantidade ou valor do input necessário para a produção desse mesmo output. Apesar de poder ser utilizado para medir a eficiência na utilização de qualquer input, o conceito de produtividade é mais frequentemente utilizado para medir a eficiência na utilização do fator trabalho. Neste caso, a produtividade é calculada pela divisão da quantidade produzida pelo número de horas (ou pelo número de trabalhadores) necessárias para conseguir essa produção.

Produtividade = Produção / Trabalho

É isso! Mas não pensem que a coisa é tão simples assim. Não é mesmo! É comum encontrar gerentes e até mesmo diretores que, sem o devido embasamento técnico-acadêmico, confundem produtividade com produção. Se vocês se derem ao trabalho de fazer uma breve pesquisa vão descobrir que mesmo autores importantes ainda não esclareceram completamente a relação entre os dois conceitos (leia aqui para saber um pouco mais).

Se os chefes não sabem, imaginem os auxiliares! 

Entretanto o foco do post não é ensinar como manejar esses dois conceitos tão citados quanto desconhecidos. O que quero é informar que existem nos ambientes e comportamentos corporativos o que chamamos de "Ladrões de Tempo" ou "Ladrões de Produtividade". 

A fórmula acima indica que « Índice de Produtividade = Quantidade Produzida x Horas dos Empregados Dedicados à Produção». Logo, se os empregados estão pouco voltados para o foco de seu trabalho obviamente a produtividade vai cair e a quantidade (produção) do que se produz irá baixar. Isso serve tanto para uma linha de produção quanto para serviços burocráticos quaisquer. Percebem?

Por isso a importância de se estar atento ao combate contra os "ladrões" acima referidos. É disso que trata o artigo abaixo que fui buscar no site da HSM assinado pelo especialista em administração de tempo Christian Barbosa*. Recomendo sua leitura e principalmente - para os gerentes e chefes - sua aplicação. E não pensem que será moleza tirar de circulação esses "bandidos". Eles são insistentes, agradáveis, insidiosos e ocultos. São especialistas em "brincar de esconde-esconde" com os responsáveis pela produtividade nos ambientes corporativos. Aprenda mais sobre eles, sejam vocês os chefes ou auxiliares.

10 itens que matam a produtividade diária

Reuniões, e-mails para responder, acúmulo de tarefas, cansaço. Tudo isso pode fazer com que você gaste mais tempo do que deveria em suas atividades. Um planejamento semanal bem elaborado pode cair por terra quando as atividades diárias pré-estabelecidas são deixadas de lado por motivos circunstanciais ou urgentes, que atrapalham a produtividade. Será que você tem passado por isso? Confira a lista abaixo e veja com quais itens você se identifica.
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1 – E-mail – Ficar com o e-mail aberto faz o nível de interrupções ficar intolerável, aumenta a ansiedade e a sensação de atividades por fazer. Recomendo definir períodos  para lidar com as suas mensagens sendo que no resto do tempo o caixa deve ficar fechada. 
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2 – Não ter clareza sobre o que fazer – O que você precisa fazer primeiro? Você sabe pelo menos 80% do que deve ser feito hoje? Se não souber responder a essas perguntas, com certeza vai se perder em tarefas circunstanciais.
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3 – Estou em Reunião – Uma pesquisa feita pela Triad Consulting, empresa dá qual sou diretor, demonstra que 1/3 das reuniões podem ser canceladas. Então: dieta de reuniões já! Quanto menos, melhor. Se tiver de fazer, seja objetivo, defina pontos de discussão e faça durar no máximo 2 horas.
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4 – Redes Sociais – Você usa twitter, facebook, orkut, etc? Controle a ansiedade de ficar conectado a essas redes. Utilize eventuais intervalos no dia ou o horário de almoço para se atualizar.
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5 – Falta de energia – Você está cansado, sem pique e não consegue se concentrar? A falta de “energia” rouba muitas horas do dia e faz a pessoa “surfar” em atividades circunstanciais. Tenha hobbies, procure um médico, tome um multi-vitamínico, alimente-se em horários regulares, faça sexo (com frequência).
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6 – Falta de foco – Começa uma atividade e em pouco tempo salta para outra tarefas? Se a atividade for grande, quebre em pequenas atividades, feche qualquer outro software que não esteja usando, coloque o celular no silencioso e, se funcionar para você, ouça música.
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7 – Navegador cheio de favoritos – Você abre seu browser para ir em um site, esbarra na lista de favoritos e começa a surfar por outros portais? Instale um novo navegador (sugiro o Safari) e não importe os seus favoritos. No novo browser, com a lista de favoritos zerada, você perde a tentação de ficar navegando à toa.
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8 – Messenger, Wave, GTalk, etc – A regra é simples: está ocupado? Fique com status invisível ou offline. Está tranquilo? Fique ausente ou ocupado. Está com tempo para conversar? Fique disponível.
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9 – Interrupções – Se muita gente interrompe você, pode ser porque sua comunicação não anda muito adequada. Faça uma revisão de como redige os emails, concede informações e delega atividades. 
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10 – Tarefas imprevistas, Convites Inesperados e Favores – Que tal falar NÃO de forma concreta (baseado em planejamento X disponibilidade)? Se muitas tarefas imprevistas surgem na sua rotina, é possível que o nível de planejamento não esteja adequado. Repare em quais dias da semana você tem mais imprevistos e utilize isso a seu favor.

* Christian Barbosa (Especialista em administração de tempo e produtividade, é fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. É Autor dos livros “A Tríade do Tempo", "Você, Dona do Seu Tempo”, “Estou em Reunião” e co-autor de “Mais Tempo, Mais Dinheiro”).